Stefnur

Míla starfar samkvæmt heildarstefnu fyrirtækisins og kjarnagildum ásamt því að fylgja stefnu um samfélagslega ábyrgð.

Stefna Mílu 


Stefna Mílu í mannauðs og jafnréttismálum 

Tilgangur​​​

Stefna Mílu er að ráða, efla og halda hæfu og traustu starfsfólki. Lögð er sérstök áhersla á að skapa gott vinnuumhverfi með sterkri liðsheild, jöfnum tækifærum til þróunar, hvatningu til að sýna frumkvæði, opnum skoðanaskiptum og góðri miðlun upplýsinga.

Stefnu Mílu er einnig ætlað að tryggja að unnið sé í samræmi við lög nr. 150/2020 og önnur lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna. Með skýrri stefnu vill félagið fara að lögum og vinna með markvissum hætti að því að fyllsta jafnréttis sé gætt og að unnið sé í samræmi við lög um jöfn laun kynjanna.

Markmið​​ og framkvæmd

Markmið stefnunnar er að tryggja jöfn tækifæri starfsfólks auk þess að vera leiðarljós um starfshætti sem stuðla að jafnrétti. Með virkri mannauðs- og jafnréttisstefnu skal tryggja að hver starfsmaður sé metinn að verðleikum og stuðlað sé að betri nýtingu á hæfileikum og þekkingu starfsfólks.

Starfsmannaval

Míla er þjónustufyrirtæki sem leggur áherslu á að veita áreiðanlega og örugga þjónustu með framúrskarandi starfsfólki. Ráðningar nýs starfsfólks skulu vera óháðar kyni og skulu ráðningar unnar á faglegan hátt þar sem allir umsækjendur eru metnir á sama hátt og fara í gegnum sama ferlið. Jafnframt skal stefnt að jafnri kynjaskiptingu innan sviða, deilda og í mismunandi störfum innan sviða.

Nefndarstörf

Við skipun í starfsnefndir og hópa skal fagþekking einstaklinga ráða mestu um val í nefndir. Þó skal stefnt að jöfnum hlut kynjanna eins mikið og því verður viðkomið hverju sinni.

Fræðsla og starfsþróun

Markmið Mílu er að vinnuumhverfið stuðli að faglegum vexti starfsfólks innan fyrirtækisins með markvissri þjálfun, lifandi endurgjöf ásamt fjölbreyttum og krefjandi verkefnum. Við leggjum áherslu á að frammistaða og hæfni séu höfð að leiðarljósi við stöðuhækkanir og aðra starfsþróun innan fyrirtækisins. Í samræmi við jafnréttislög skulu konur, karlar og fólk með hlutlausa skráningu kyns í þjóðskrá njóta sömu möguleika til sí- og endurmenntunar sem og til starfsþróunar. Stjórnendur og starfsmenn, óháð kyni, eru hvattir til að afla sér endurmenntunar. Starfsmenn og stjórnendur bera sameiginlega ábyrgð á því að frammistaða sé rædd reglulega.

Laun og kjör

Míla vill bjóða samkeppnishæf laun og tryggja að starfskjör taki mið af hlutverki, ábyrgð og frammistöðu í starfi. Míla fylgir jafnréttislögum og leggur metnað sinn í að greiða sömu laun fyrir sama framlag. Konur, karlar og fólk með hlutlausa skráningu kyns í þjóðskrá eiga að njóta sömu launakjara fyrir sambærileg og jafn verðmæt störf. Munur á launum starfsfólks á aðeins að endurspegla mun á ábyrgð og eðli starfa, menntun og frammistöðu í starfi. Konur, karlar og fólk með hlutlausa skráningu kyns í þjóðskrá skulu jafnframt njóta sömu kjara hvað varðar lífeyris-, orlofs- og veikindarétt og hver önnur starfskjör eða réttindi sem metin verða til fjár. Mannauðsstjóri og stjórnendur skulu einnig skuldbinda sig til að viðhalda stöðugum umbótum, eftirliti og bregðast við óútskýrðum launamun og þeim frávikum sem koma fram við rýni á jafnlaunakerfinu. Stefnt er að því að laun og önnur kjör séu samkeppnishæf við önnur sambærileg störf á markaði.

Vinnuumhverfið

Heilbrigðir starfsmenn skila meiri árangri, og eru ánægðari í starfi og því leggur Míla áherslu á að styðja við heilbrigði og góða líðan starfsfólks. Áhersla er lögð á að starfsfólk geti samræmt vinnu og einkalíf með því að veita möguleika á sveigjanlegum vinnutíma, þar sem því verður komið við og tryggja að vinnuaðstæður séu í takt við þarfir og verkefni starfsfólks. Tekið skal tillit til starfsfólks á meðgöngutíma, foreldra við umönnun ungbarna og erfiðra fjölskylduaðstæðna starfsfólks.

Allt starfsfólk skal njóta sömu virðingar, hafa jafna stöðu innan fyrirtækisins og tryggt skal að einstaklingum sé ekki mismunað á grundvelli kyns, aldurs, þjóðernis, fötlunar, trúarbragða eða kynhneigðar.

Míla tekur skýra afstöðu gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi. Einelti, áreitni, ofbeldi eða fordómar  vegna kyns, þjóðernis, kynþáttar, kynhneigðar, litarháttar, efnahags, trúarbragða, skoðana eða nokkurskonar stöðu einstaklinga verður ekki liðin. Viðbragðsáætlun og boðleiðir vegna slíkra mála skulu vera öllum sýnilegar og aðgengilegar á innri vef fyrirtækisins.

Umfang og ábyrgð​​​​

Stefnan er bindandi fyrir alla stjórnendur og nær til alls starfsfólks Mílu.

Framkvæmdastjóri í samvinnu við Mannauð ber ábyrgð á stefnunni sjálfri og annast framkvæmd hennar, endurskoðun og kynningu á henni.

Endurskoðun​​

Endurskoða skal stefnuna á þriggja ára fresti og oftar ef þörf krefur, til að tryggja að hún samrýmist lögum um jafnrétti og stefnu Mílu á hverju tíma.  Hún er lögð fyrir og staðfest af framkvæmdastjórn og undirrituð af Framkvæmdastjóra Mílu.

Gildistími

Þessi stefna tekur gildi frá og með 13.9.2021 og verður næst endurskoðuð í september 2024.

Útgáfa 2.1

Reykjavík, 9.9.2021

Jón Ríkharð Kristjánsson
Framkvæmdastjóri Mílu 

Jafnréttisáætlun Mílu 

Tilgangur

Jafnréttisáætlun er ætlað að tryggja starfsfólki sömu réttindi óháð kyni í samræmi við lög um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna nr. 150/2020.

Markmið

Markmiðið með jafnréttisáætlun Mílu er að tryggja að unnið sé í samræmi við mannauðs- og jafnréttisstefnu Mílu. Jafnréttisáætluninni er jafnframt ætlað að tryggja að unnið sé í takt við þær kröfur sem fram koma í lögum um jafna stöðu og jafnan rétt kynjanna nr. 105/2020, sem samþykkt voru á Alþingi 29. desember 2020.

Starfsmannaval 

Markmið

     1. Unnið skal að því að jafna stöðu kvenna og karla í öllum skipulagseiningum Mílu sem og í öllum stjórnendateymum Mílu.

  • Tryggja skal jafna möguleika kynjanna við nýráðningar sem og við starfsþróun innan Mílu. einstaklingar eru hvattir til að sækja um auglýst störf óháð kyni.

Ábyrgð: Framkvæmdastjóri, sviðsstjórar og mannauðsstjóri.
Mæling: Fylgst verði með kynjahlutfalli eftir sviðum, deildum og í stjórnendateymum Mílu.
Tímarammi: Tölfræði tekin saman tvisvar á ári í febrúar og ágúst.

     2.  Laus störf skulu standa öllum kynjum til boða.

  • Í auglýsingum skulu störf ókyngreind og þess gætt að hafa öll kyn í huga við gerð þeirra.‍‍
  • Tryggja skal að jafnréttissjónarmið séu höfð að leiðarjósi í ráðningum og ráðningaferlið sé eins fyrir öll kyn.
  • Ef tveir jafnhæfir einstaklingar sækja um stöðu skal að jafnaði sá ganga fyrir sem er af því kyni sem er í minnihluta í viðkomandi starfi.

Ábyrgð: Stjórnandi sem stendur fyrir ráðningu ásamt ábyrgðaraðila ráðningar. 
Mæling: Fylgst verði með kynjahlutfalli umsækjenda, þeirra sem koma í ráðningaviðtöl og þeirra sem eru ráðnir.
Tímarammi: Tölfræði tekin saman tvisvar á ári í febrúar og ágúst.

     3.  Kynin skulu njóta sömu möguleika á að þróast áfram í starfi, hvort heldur sem er í átt til frekari sérfræðistarfa eða í stjórnunar- og/eða ábyrgðarstöður. 

  • Tryggja skal jafna möguleika kynjanna á að sækjast eftir störfum sem losna innan Mílu. 
  • Við ákvörðun um starfsþróun skal horft til kynjahlutfalls. Ef tveir jafnhæfir einstaklingar sækja um starfsþróun skal að jafnaði sá ganga fyrir sem er af því kyni sem er í minnihluta í viðkomandi starfi.

Ábyrgð: Stjórnandi sem stendur fyrir ráðningu ásamt ábyrgðaraðila ráðninga og starfsþróunar.
Mæling: Fylgst verði með kynjahlutfalli umsækjenda, þeirra sem koma í ráðningaviðtöl og þeirra sem ráðnir eru.
Tímarammi: Tölfræði tekin saman tvisvar á ári í febrúar og ágúst.

Fræðsla og starfsþróun

Markmið Mílu er að vinnuumhverfið stuðli að faglegum vexti starfsfólks innan fyrirtækisins með markvissri þjálfun, lifandi endurgjöf ásamt fjölbreyttum og krefjandi verkefnum. Tryggja skal að kynin njóti sömu möguleika til sí- og endurmenntunar.

Markmið

     1.  Kynin skulu njóta sömu möguleika til starfsþjálfunar og til að sækja námskeið sem haldin eru til að auka hæfni í starfi eða til undirbúnings öðrum störfum.

  • Hvetja skal starfsfólk óháð kyni til að sækja um námsstyrki til náms sem efla möguleika þeirra á starfsþróun.

Ábyrgð: Mannauðsstjóri, stjórnendur.
Mæling: Fylgst verði með kynjahlutfalli þeirra sem fá úthlutaða námsstyrki.
Tímarammi: Tölfræði tekin saman í ágúst ár hvert.

Laun og kjör

Hjá Mílu eiga starfskjör að taka mið af hlutverki, ábyrgð og frammistöðu í starfi. Konum og körlum og fólki með hlutlausa skráningu kyns í þjóðskrá skulu greidd jöfn laun og njóta sömu kjara fyrir sambærileg og jafnverðmæt störf. Með jöfnum launum er átt við að laun séu ákveðin á sama hátt fyrir öll kyn.

Markmið

     1.  Stefnt er að því að tryggja jöfn laun kynjanna. Sömu laun skulu greidd fyrir sambærileg og jafnverðmæt störf. Launamunur skal vera undir 1%.

  • Unnið skal að launajafnrétti með virku jafnlaunakerfi sem uppfyllir viðmið jafnlaunastaðalsins, ÍST 85:2012.
  • Mælist óútskýranlegur kynbundinn launamunur, skal gera áætlun til að leiðrétta þann mun.
  • Niðurstöður jafnlaunaúttekta skulu kynntar starfsmönnum.  

Ábyrgð: Framkvæmdastjóri, stjórnendur, mannauðsstjóri.
Mæling: Úttektir ytri fagaðila og vottun á jafnlaunakerfi Mílu. Niðurstöður launagreininga.
Tímarammi: Úttektir á jafnlaunakerfi Mílu og reglubundnar launagreiningar, lokið í ágúst ár hvert. 

Vinnuumhverfið

Míla vill auðvelda starfsfólki að samræma starfsskyldur sínar og ábyrgð gagnvart fjölskyldu og leggur áherslu á sveigjanleika þannig að starfsfólk geti, óháð kyni, axlað ábyrgð á fjölskyldu og heimili. Míla leggur jafnframt áherslu á að allt starfsfólk skuli njóta virðingar, hafa jafna stöðu innan fyrirtækisins og að einstaklingum sé ekki mismunað á grundvelli kyns, kynþáttar, þjóðernisuppruna, trúar, lífsskoðunar, fötlunar, skertrar starfsgetu, aldurs, kynhneigðar, kynvitundar, kyneinkenna eða kyntjáningar. Tekin er skýr afstaða gegn einelti, kynferðislegri áreitni, kynbundinni áreitni og ofbeldi og áhersla lögð á að enginn sæti kynbundinni eða kynferðislegri áreitni, einelti né ofbeldi af neinu tagi.

Markmið

     1.  Tryggja skal að allt starfsfólk, óháð kyni, geti samræmt fjölskyldu- og atvinnulíf. Tekið skal tillit til heilsufars og erfiðra fjölskylduaðstæðna starfsfólks.

  • Starfsfólki skulu kynnt úrræði á borð við sveigjanlegan vinnutíma og möguleikum á hlutastörfum þar sem því er við komið. 
  • Öllu starfsfólki, óháð kyni, skal vera gert kleift að nýta rétt sinn til fæðingar- og foreldraorlofs. 

Ábyrgð: Allir stjórnendur.
Mæling: jafnvægi milli vinnu og einkalífs mælt í árlegri vinnustaðagreiningu.
Tímarammi: Vinnustaðagreining framkvæmd ár hvert í febrúar og kynnt starfsfólki.

     2.  Að koma í veg fyrir og/eða útrýma einelti og/eða ofbeldi sama í hvaða mynd það birtist. 

  • Stefna og viðbragðsáætlun gegn einelti, áreitni, ofbeldi og annarri ótilhlýðilegri háttsemi skal vera öllum aðgengileg og kynnt öllu starfsfólki. 
  • Reglubundin fræðsla fyrir starfsfólk um einelti, áreitni og ofbeldi og afleiðingar þess. 

Ábyrgð: Stjórnendur ásamt mannauðsstjóra.
Mæling: Mælt í árlegri vinnustaðagreiningu.
Tímarammi: Vinnustaðagreining framkvæmd ár hvert í febrúar og kynnt starfsfólki.

     3.  Efla vitund og þekkingu starfsfólks á jafnréttismálum og góðum samskiptaháttum.

  • Gera málefni sem varða jafnrétti og þróun þess sýnileg í fyrirtækinu. 
  • Bæta fræðslu um jafnréttismál og samskipti kynja í nýliðafræðslu. 
  • Þjálfa stjórnendur í hlutverki sínu með tilliti til jafnréttis og samskipta kynjanna.
  • Reglubundnar kynningar á samskiptaviðmiðum Mílu. Sáttmálinn skal jafnframt kynntur öllum þeim sem hefja störf hjá Mílu.

Ábyrgð: Stjórnendur ásamt Mannauðsstjóra.
Mæling: Mælt í árlegri vinnustaðagreiningu.
Tímarammi: Vinnustaðagreining framkvæmd ár hvert í febrúar og kynnt starfsfólki.

Endurskoðun​​

Framkvæmdastjóri og framkvæmdastjórn ásamt mannauðsstjóra skulu hafa forgöngu um endurskoðun jafnréttisáætlunar á þriggja ára fresti eða oftar ef þörf krefur, til að tryggja að hún samrýmist lögum um jafnrétti og stefnu Mílu á hverjum tíma. Hún er lögð fyrir og staðfest af framkvæmdastjórn og undirrituð af Framkvæmdastjóra Mílu.

Gildistími 

Þessi stefna tekur gildi frá og með 13.9.2021 og verður næst endurskoðuð í september 2024. 

Útgáfa 2.1

Reykjavík, 9.9.2021

Jón Ríkharð Kristjánsson
Framkvæmdastjóri Mílu

Upplýsingaöryggisstefna Mílu 

Tilgangur

Upplýsingaöryggisstefna Mílu styður við samfelldan rekstur og þjónustu og lágmarkar þannig rekstraráhættu og hámarkar öryggi verðmæta í eigu og umsjón fyrirtækisins.

Markmið

Míla veitir viðskiptavinum sínum örugga og trausta þjónustu með því að:

  • Kappkosta að þjónusta Mílu sé ávallt aðgengileg fyrir viðskiptavini
  • Hámarka öryggi upplýsinga og búnaðar í eigu og vörslu fyrirtækisins
  • Búa starfsfólki og viðskiptavinum öruggt umhverfi og stuðla að aukinni vitund um upplýsingaöryggi
  • Tryggja hlítingu við lög og reglur er varða meðhöndlun upplýsinga og samninga sem fyrirtækið hefur gert

Umfang

Upplýsingaöryggisstefnan er bindandi fyrir alla starfsmenn og nær til allra lögaðila sem veita Mílu þjónustu. Stefnan nær einnig til reksturs og aðstöðu ásamt allra kerfa, hug- og vélbúnaðar sem er í eigu Mílu eins og tilgreint er í staðhæfi um vottun.

Framkvæmd og ábyrgð

Framkvæmdastjórn sér til þess að upplýsingaöryggisstefnunni sé framfylgt með því að setja markmið og reglur og tryggja viðeigandi ráðstafanir til að framfylgja þeim. Stefnan felur í sér skuldbindingu um stöðugar umbætur á stjórnun upplýsingaöryggis. Framkvæmdastjórn getur falið stjórnendum eftirfylgni með tilteknum ákvörðunum og verklagsreglum.

Allir starfsmenn og þjónustuaðilar eru skuldbundnir til að vernda gögn og upplýsingakerfi gegn óheimilum aðgangi, notkun, breytingum, uppljóstrun, eyðileggingu, glötun eða flutningi. Aðilar sem brjóta gegn upplýsingaöryggisstefnu Mílu eiga yfir höfði sér áminningu í starfi, uppsögn eða að beitt verði viðeigandi lagalegum ráðstöfunum allt eftir eðli og umfangi brots.

Endurskoðun

Endurskoða skal upplýsingaöryggisstefnu Mílu á minnst þriggja ára fresti eða ef breytingar verða á skipulagi eða starfsemi fyrirtækisins. Stefnuna skal leggja fyrir og staðfesta í framkvæmdastjórn og undirrita af framkvæmdastjóra Mílu.

Reykjavík, 22. mars, 2019
Jón R. Kristjánsson,
framkvæmdastjóri

Öryggisstefna

Tilgangur

Öryggisstefnu Mílu er ætlað að tryggja öryggi og rekstrarsamfellu fjarskiptaneta Mílu í því skyni að uppfylla þjónustumarkmið og styðja þannig við þá þjónustu sem veitt er á kerfum Mílu. Henni er auk þess ætlað að lágmarka áhættu, styðja við ferla og auka aga í umgengni við kerfi ásamt því að vera starfsmönnum hornsteinn í störfum sínum.

Stefna

Míla setur áreiðanleika og rekstraröryggi í fyrirrúm með því að:

  • Efla gæði kerfa til þess að koma í veg fyrir truflandi atvik
  • Tryggja öryggi fjarskiptakerfa og mannvirkja
  • Hámarka uppitíma og bregðast strax við bilanatilkynningum
  • Gæta öryggis gagna og upplýsinga á innri/ytri kerfum fyrirtækisins
  • Búa starfsfólki agað, öruggt og heilsusamlegt vinnuumhverfi

Umfang

Öryggisstefnan á við alla starfsemi Mílu og tekur til fjarskiptakerfa sem Míla rekur eða hefur umsjón með.   

Samfélagsleg ábyrgð 

Samfélagsleg ábyrgð felst í því að fyrirtæki og stofnanir axli ábyrgð á þeim áhrifum sem þau hafa á fólk og umhverfið. Samfélagsleg ábyrgð snertir alla þætti starfseminnar.

Míla er mikilvægur hluti af innviðum samfélagsins. Míla á og rekur víðtækasta fjarskiptakerfi landsins og ber því ríka ábyrgð á málefnum fjarskipta í samfélaginu í heild.

Míla er félagi að Festu, miðstöð um samfélagsábyrgð. Með aðild skuldbindur Míla sig til að axla ábyrgð á áhrifum sínum á fólk og umhverfi og til að haga starfsemi sinni samkvæmt því. Samfélagsleg ábyrgð nær meðal annars til almennra viðskiptahátta, umhverfismála, vinnuverndar og jafnréttismála.

Samfélagsuppgjör

Míla hefur gefið út skýrslu um samfélagsuppgjör fyrirtækisins fyrir árið 2020 og er þetta í annað sinn sem fyrirtækið gefur út slíka skýrslu. Skýrslan byggir á ESG (UFS) leiðbeiningum NASDAQ og skiptist í þrjá þætti, sem eru umhverfi, félagslegir þættir og stjórnarhættir.  Skýrslan er unnin í samstarfi við Klappir

Samfélagsuppgjör Mílu  

Umhverfisstefna er hluti af samfélagsábyrgð Mílu.

Starfsmenn Mílu starfa í sátt við umhverfi sitt. Miklar framkvæmdir eru á vegum fyrirtækisins um allt land og fylgir þeim stundum nokkuð rask. Við slíkar framkvæmdir er lögð mikil áhersla á að valda sem minnstu raski og ganga vel um landið.

Þess er gætt að fjarskiptamannvirki falli sem best að umhverfinu og að þeim sé komið fyrir í sátt við skipulagsyfirvöld, sveitastjórnir og almenning.

Innan fyrirtækisins eru dagblöð og pappír auk plasts flokkað og flutt til endurvinnslu. Aðeins er notað fjölnota leirtau í mat og drykk á skrifstofum. Pappi, timbur og málmar sem falla til við starfsemina er flokkað og komið til endurvinnslu.

Loftslagsyfirlýsing Festu og Reykjavíkurborgar

Í nóvember 2015 undirritaði Míla, ásamt 103 öðrum fyrirtækjum yfirlýsingu Festu og Reykjavíkurborgar um að draga úr losun gróðurhúsalofttegunda og lágmarka neikvæð umhverfisáhrif með markvissum aðgerðum. Með því hefur Míla skuldbundið sig til að setja sér markmið um loftslagsmál og að draga úr myndun og losun úrgangs.

Í tengslum við yfirlýsinguna setti Míla sér markmið varðandi tvo þætti í starfseminni sem snúa að loftslagsmálum. Annars vegar eru það bílar sem Míla notar við starfsemi sína og hins vegar er það varaafl sem notað er á hýsingarstöðum Mílu til að halda uppi rafmagni, þegar straumur fer af húsum sökum rafmagnsleysis. þessir þættir hafa í för með sér mesta CO2 losun í starfsemi Mílu og liggur því beinast við að taka á þeim fyrst.

Persónuverndarstefna

1. Almennt

Mílu ehf. er umhugað um áreiðanleika, öryggi og trúnað persónuupplýsinga sem unnið er með hjá félaginu en Míla er ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga hjá félaginu.

Reglur þessar taka til persónuupplýsinga hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum sambærilegum hætti. Reglurnar taka til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum. Með þessari persónuverndarstefnu er ætlunin að gera þér grein fyrir því hvernig vinnslu persónuupplýsinga er háttað hjá félaginu og upplýsa þig um réttindi þín í tengslum við persónuvernd.

Öll vinnsla persónuupplýsinga hjá Mílu fer fram í samræmi við gildandi persónuverndarlög á hverjum tíma, sem eru nú lög nr. 90/2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sbr. einnig almennra persónuverndarreglugerð Evrópusambandsins („GDPR“).

Ef einhverjar spurningar vakna varðandi þessa persónuverndarstefnu eða meðferð persónuupplýsinga hjá Mílu er velkomið að hafa samband, til dæmis með tölvupósti á netfangið personuvernd@mila.is.

2. Ábyrgð

Sú vinnsla sem fer fram hjá eða á vegum Mílu um viðskiptavini fyrirtækisins er á ábyrgð Mílu ehf., kt. 460207-1690, Stórhöfða 22-30 110 Reykjavík. Í þeim tilvikum sem Míla starfar sem vinnsluaðili á vegum annars aðila ber sá aðili ábyrgð á vinnslunni sem ábyrgðaraðili í skilningi persónuverndarlaga, og starfar Míla þá samkvæmt fyrirmælum hans á grundvelli vinnslusamnings.

3. Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga

Míla safnar upplýsingum um starfsmenn, viðskiptavini og birgja sem fyrirtækinu er skylt að varðveita í samræmi við lög og reglur, samninga og samþykki hins skráða eða vegna annarra lögmætra hagsmuna ábyrgðaraðila.

Míla safnar persónuupplýsingum um viðskiptavini sína til að veita þeim aðgang að vörum og þjónustu í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga, til að tryggja að þjónusta sé löguð að þeirra þörfum, og til að miðla til þeirra upplýsingum í markaðslegum tilgangi.

Míla safnar einungis upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að veita ráðgjöf eða þjónustu hverju sinni. Kjósi viðskiptavinur að veita ekki persónuupplýsingar er líklegt að Míla geti ekki veitt viðkomandi aðila þjónustu eða selt aðgang að þjónustu sinni.

Almennt er vinnsla Mílu á persónuupplýsingum tengd afhendingu og rekstri á fjarskiptaþjónustu til viðskiptavina þeirra fjarskiptafyrirtækja sem eru í viðskiptum við Mílu.

Míla safnar og vinnur með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga:

  • Grunnupplýsingar, svo sem nafn, kennitala og samskiptaupplýsingar;
  • Upplýsingar sem verða til í tengslum við samskipti einstaklinga (starfsmanna/ verktaka/viðskiptavina) vegna þjónustu milli aðila.
  • Upplýsingar sem verða til í tengslum við notkun einstaklinga (starfsmanna/verktaka/viðskiptavina) að húsnæði og/eða kerfum („loggar“);
  • Upplýsingar sem auðkenna notanda eða viðskiptavin, svo sem aðgangur að kerfum og/eða húsnæði („loggar“);
  • Aðrar upplýsingar sem Míla hefur safnað eða móttekið frá einstaklingi á grundvelli samþykkis, svo sem upplýsingar sem safnað er með vefkökum (e. cookies).
  • Myndefni úr upptökum eftirlitsmyndavéla í húsnæði á vegum Mílu;
  • Hljóðupptökur símtala sem berast Þjónustustýringu og NOCi Mílu;
  • Upplýsingar sem birtar hafa verið opinberlega, t.d. í þjóðskrá eða Lögbirtingarblaði.
  • Upplýsingar sem verða til í tengslum í kaup eða leigu á lóðum, fasteignum eða lausafé.

Stefna Mílu er að lágmarka notkun, vinnslu og geymslu persónuupplýsinga. Í því sambandi er eftirfarandi áréttað.

  • Míla miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema að fengnu samþykki, í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga eða þar sem skylda hvílir á Mílu til að verða við beiðni um upplýsingar lögum samkvæmt.
  • Míla mun aldrei láta persónuupplýsingar notenda (t.d. nafn eða heimilisfang) í té þriðja aðila nema samstarfsaðilum sínum (undirvinnsluaðilum) sem taka þátt í að veita þjónustuna og aldrei í öðrum tilgangi en að eiga hófleg og eðlileg samskipti við notendur vegna þjónustu þeirra.
  • Persónuupplýsingar eru einungis aðgengilegar í gegnum aðgangsstýrð viðmót.

Míla er með vottað stjórnkerfi skv. ISO27001 vegna upplýsingaöryggis.

Ef þú vilt takmarka, leiðrétta eða mótmæla vinnslu persónuupplýsinga biðjum við þig að hafa samband við okkur og við munum vinna úr beiðni þinni eins fljótt og unnt er, þó ekki síðar en einum mánuði eftir móttöku hennar.

Vinnsla þeirra persónuupplýsinga, sem er nauðsynleg vegna þjónustu Mílu, byggir á nauðsyn vegna efnda samnings milli félagsins og einstaklings. Þá kann vinnsla persónuupplýsinga eftir atvikum jafnframt að vera nauðsynleg vegna lagaskyldu sem hvílir á félaginu.

Við munum einungis nota persónuupplýsingar í þeim tilgangi sem lá að baki söfnun þeirra.

4. Öryggi gagna og persónuupplýsinga

Míla geymir aldrei persónuupplýsingar lengur en nauðsynlegt er og í samræmi við þann tilgang sem þeim var safnað, þ.m.t. til þess að uppfylla lagaskyldu og bókhaldsskyldu. Við mat á hæfilegum geymslutíma fyrir persónuupplýsingar tökum við mið af umfangi, tegund og eðli upplýsinganna sem um ræðir, áhættunni af því að óviðkomandi fái aðgang að þeim eða nýti þær með óheimilum hætti, þeim tilgangi sem við vinnum persónuupplýsingarnar með og hvort við getum náð sama tilgangi með öðrum leiðum, auk viðeigandi lagaskilyrða eftir því sem við á.

Rík áhersla er lögð á að varsla persónuupplýsinga sé ávallt með ábyrgum hætti. Míla miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema að fengnu samþykki, í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga eða þar sem skylda hvílir á Mílu til að verða við beiðni um upplýsingar lögum samkvæmt. Mílu er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila / undirvinnsluaðila) sem er þá þjónustuveitandi eða verktaki á vegum fyrirtækisins, og þá í þeim tilgangi að ljúka við verkefni eða veita viðskiptavinum þjónustu eða vöru sem viðskiptavinur hefur gert samkomulag um. Míla afhendir vinnsluaðilum einungis þær persónuupplýsingar sem þykja nauðsynlegar til að ná framangreindum tilgangi.

Í þeim tilfellum þegar þriðji aðili (vinnsluaðili / undirvinnsluaðili) fær aðgang að persónuupplýsingum, tryggir Míla trúnað upplýsinganna. Míla leigir aldrei eða selur persónulegar upplýsingar um viðskiptavini.

Míla grípur til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til verndar persónuupplýsinga með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Viðeigandi ráðstafanir eru til staðar til að tryggja að gögn sem okkur er treyst fyrir með skráningu þeirra, séu nægilega varin.

Komi upp öryggisbrestur við meðferð persónuupplýsinga, þar sem staðfest er eða grunur leikur á um að persónuupplýsingar hafi komist í hendur óviðkomandi aðila er Persónuvernd og eftir atvikum einstaklingum tilkynnt um öryggisbrest nema hann hafi ekki í för með sér mikla áhættu fyrir einstaklinga.

5. Rafræn vöktun 

Á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar er í og við tækjahús Mílu og skrifstofuhúsnæði Mílu viðhöfð rafræn vöktun með eftirlitsmyndavélum í öryggis- og eignavörsluskyni. Einnig eru símtöl sem berast Þjónustustýringu og NOC Mílu hljóðrituð í samræmi við ákvæði fjarskiptalaga í þeim tilgangi að staðreyna samskipti viðskiptavinar við Mílu sem og í öryggisskyni. Hvorki mynd- né hljóðefni er afhent þriðja aðila nema til lögreglu ef grunur vaknar um refsiverða háttsemi og þörf reynist að rannsaka málið á grundvelli framangreindra gagna.

6. Gögn viðskiptavina

Gagnavinnsla Mílu er staðsett hérlendis og hýst hjá innlendum þjónustuveitanda, ásamt því að vera hýst erlendis í ákveðnum tilfellum.

Þriðju aðilar sem veita okkur þjónustu samkvæmt framansögðu gætu verið staðsettir utan Íslands. Míla mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.
Þá gætu persónuupplýsingar um þig verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði.

7. Réttindi viðskiptavina

Við ákveðnar kringumstæður eiga viðskiptavinir tiltekin réttindi á grundvelli persónuverndarlaga. Viðskiptavinir eiga til að mynda rétt á að fá staðfest hvort Míla vinni persónuupplýsingar um sig eða ekki, og ef svo er getur viðskiptavinur óskað eftir aðgangi að þeim persónuupplýsingum um sig, sem Míla hefur undir höndum. Þá eiga viðskiptavinir einnig rétt á að óska eftir leiðréttingu á þeim gögnum sem unnið er með um þá. Þá geta þeir við ákveðnar aðstæður óskað eftir því að persónuupplýsingum sig verði eytt, eða að vinnslan verði takmörkuð, auk þess sem þeir geta í tilteknum tilvikum mótmælt vinnslunni. Ef að vinnsla persónuupplýsinga um viðskiptavin er byggð á samþykki, er viðkomandi jafnframt heimilt að afturkalla samþykkið hvenær sem er.

Þessi réttindi eru ekki fortakslaus og kann beiðni viðskiptavinar því að vera hafnað, eftir því sem lög kveða á um. Komi til þess að Míla hafni beiðni viðskiptavinar í heild eða að hluta mun Míla leitast við að útskýra á hvaða grundvelli. Almennt kostar ekkert að fá aðgang að gögnum eða nýta framangreind réttindi, en Míla áskilur sér hins vegar rétt til þess að fara fram á sanngjarnt endurgjald ef beiðnin er augljóslega tilhæfulaus, endurtekin eða umfangsmikil. Að öðrum kosti getur Míla hafnað því að verða við beiðninni í þeim tilvikum.

8. Þriðju aðilar

Þjónusta Mílu og efni á heimasíðu okkar getur haft að geyma tengla á aðrar síður sem Míla stjórnar ekki. Ef þú smellir á tengil frá þriðja aðila er þér beint á síðu þess þriðja aðila. Við hvetjum þig því eindregið til að kynna þér persónuverndarreglur þeirra aðila sem þú heimsækir, þ.á.m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, t.d. hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Instagram, Twitter, Google, Microsoft og Apple.

9. Endurskoðun 

Míla kann frá einum tíma til annars að breyta persónuverndarstefnu þessum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig fyrirtækið vinnur með persónuupplýsingar.
Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á reglunum taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á vefsíðu Mílu.

Persónuverndarstefna þessi var síðast samþykkt þann 25.5.2021.




Þetta vefsvæði byggir á Eplica